Mitmachen im Team - Lion Squares Germany e. V.

Eingangstext

Organigramm hier einfügen

President

Amtszeit

Ein Jahr; Wahl bei der Jahreshauptversammlung

Aufgaben

Vertretung des Vereins nach außen, u.a. auch bei EAASDC Meetings (oder eine Vertretung organisieren!)
Specials bei der EAASDC anmelden (online GEMA-Formular ausfüllen)
Leitung des Vereins – sollte im Überblick haben:
o Jugendtanz-Planung
o Andere Veranstaltungen
o Werbung für den Verein
o Mitarbeit in der EAASDC
Neue Mitglieder begrüßen
o Anträge entgegennehmen und unterschreiben
o Willkommensmail schreiben
o Anträge einscannen und in die OwnCloud laden (Mail an Board, dass neue Anträge vorhanden sind)
o Original Anträge an Secretary weiterleiten
Badges bestellen:
o Im Moment bei Jubi
o Kontakt: info@jubi.eu
Shirts und Jacken:
o Bestellen Mitglieder direkt bei den Druckern
o Im Moment bei Diamond Printers Hamburg
o Kontakt: diamond.printers.hamburg@web.de
Regelmäßig Board-Sitzungen abhalten
o Circa einmal im Monat
o Am besten einen festen Tag im Monat festlegen, beispielsweise jeden 1. Montag im Monat
o Aktuelle Aufgaben und Termine besprechen
o Evtuell auch erweiterte Board-Sitzungen mit allen Coordinatorn (circa. 1 Mal pro Jahr)
· Alle Verträge mit Callern abschließen sowie Räume und Häuser mieten

Folgende Unterlagen lagern beim President

Alle aktuellen Formulare, die der Verein hat
Alles, was die EAASDC betrifft
Ordner Veranstaltungen (Caller- und Hausverträge, GEMA etc.)
Ordner Rechtliches (e.V., Logo-Rechte)
Großes Banner

Vice-President

Amtszeit

Ein Jahr; Wahl bei der Jahreshauptversammlung

Aufgaben

Unterstützung des President
Vertretung des President, Treasurer und Secretary, falls diese verhindert sind
Verantwortlich für den Kontakt zur Presse in Zusammenarbeit mit dem PR-Manager
Verantwortlich für den Internetauftritt des Vereins in Zusammenarbeit mit dem Webmaster
Kontakt zu anderen Jugendorganisationen
Verantwortlich für Bilder in der Dropbox und der ownCloud
Kontakt zum Webmaster und Mitarbeit im Content Management Team
Betreuung von Facebook und Instagram mit regelmäßigen Posts
Verwaltung aller Onlinedienste wie Webhosting, Trello, ownCloud

Secretary

Amtszeit

Ein Jahr; Wahl bei der Jahreshauptversammlung

Aufgaben

Führen der Mitgliederliste
o Mindestens zweimal im Jahr an alle Mitglieder als PDF versenden
o Dieses dann auch drucken und abheften
o Die Mitgliedsdaten in der Vereinssoftware aktuell halten und die Mitgliederliste exportieren.
o Zu Jahresbeginn runde Geburtstage in dem Jahr prüfen. Besonders wichtig: Mitglieder, die 30 und somit Senior Mitglied werden. Diese dann auf Trello in einer Liste organisieren.
Erstellen der Flyer für den Jugendtanz und Clubabende
o Dabei ist es sehr wichtig, die Urheberrechte zu beachten (z.B. Google maps!)
o Drucken der Flyer derzeit bei Flyeralarm
o Vor allem bei Jugendtanz und Clubabend auf Richtlinien der EAASDC für GEMA achten
o Führen der Protokolle bei Jahreshauptversammlung und der Boardsitzungen
o Die Protokolle der JHV werden an alle Mitglieder geschickt
o Protokolle der Boardsitzungen an alle Board-Mitglieder (inkl. Coordinator, Representatives für andere Länder, Webmaster und PR-Manager) verschicken
Erstellen des Newsletters 4x im Jahr (März, Juni, September, Dezember)
o Inhalt sind zum Beispiel Berichte über die Arbeit des Boards, Aktivitäten im Verein, Rückblick auf gelungene Veranstaltungen, die Ankündigung kommender Tänze oder allgemein interessante Artikel
o Circa 1 Monat vor Versand eine E-Mail an alle schicken, welche Artikel oder Termine schicken sollen
o Texte in ein Word Dokument zusammenführen und von den anderen Boardmitgliedern gegenlesen lassen, dann ins Layout einfügen.
Verwaltung der Clubemail-Adresse info@lion-squares.de

Folgende Unterlagern beim Vice-President

Alte sowie aktuelle Mitgliederlisten
Protokolle der JHV und Vorstandssitzungen
Sämtliches Material zur JHV
o Einladung
o Protokoll
o Wahlunterlagen
o Jahresabschluss
o Kassenprüfbericht
o Anwesenheitsliste
o Jahresrückblick
o Anträge
Originale der Mitgliedsanträge
Flyer/Preflyer von Jugendtänzen und Clubabenden
Newsletter

Treasurer

Amtszeit

Ein Jahr; Wahl bei der Jahreshauptversammlung

Aufgaben

Folgende Unterlagern beim Vice-President

Sämtliche Kontoführung – über Vereinsverwaltungsprogramm proWinner
o Prüfung Eingang der Mitgliedsbeiträge
o Prüfung Eingang der Zahlungen für Bestellungen
o Führung des Kassenbuches/Journal
o Verwaltung der Vereinskonten
Erstellung des Jahresabschlusses
Alle 3 Jahre Erstellen einer Steuererklärung
Organisation der Kassenprüfung
Bezahlung der Rechnungen, die an die Lion Squares gestellt werden
Jährliche Erinnerungs-Mails an die Mitglieder, dass der Mitgliedseitrag fällig ist
Erinnerung an generell alle fälligen Zahlungen
Schriftliche Mahnungen per Brief schreiben und verschicken
Kündigung von Mitgliedern wegen mangelnder Zahlungsmoral einleiten
Regelmäßige Information des Boards über Finanzen
Budgetplanung bei allen (größeren) Veranstaltungen und gegebenenfalls für kommende Jahre

Folgende Unterlagen lagern beim Trasurer

Sämtliche Kontounterlagen
Alle Unterlagen der Buchhaltung (Journale und Belege) seit Clubgründung
Alle Kontoauszüge seit Eröffnung des Vereinskontos
(vorher Privatkonto und liegen nicht vor)

Coordinator

Amtszeit

Ein Jahr; Wahl bei der Jahreshauptversammlung

Aufgaben

Teilnahme an den erweiterten Boardsitzungen (ca. 1x im Jahr)· Lokaler Ansprechpartner für die Mitglieder
Werbung machen (Flyer, Anmeldeformulare und Aufnahmeformulare zu Veranstaltungen mitbringen)
Junge Tänzer, die noch kein Mitglied sind, persönlich ansprechen und/oder die Eltern
Möglichst Organisation eines Clubabends oder einer anderen Veranstaltung (Jugendtanz oder ähnliches) pro Jahr
Aufhängen des Banners bei Veranstaltungen
o Jeder Coordinator erhält während der Amtszeit ein Banner.
Beiträge für Newsletter (Rückblicke & Ausblicke auf Veranstaltungen) schreiben
Hinweise für Facebook & Website (mögliche Beiträge, Hinweise auf aktuelle Veranstaltungen etc.)
Gruppenfoto am Ende einer Veranstaltung organisieren und dem Content Management Team zur Verfügung stellen
Mitfahrgelegenheiten organisieren

Länder Represetatives

Webmaster

Amtszeit

Flexibel; Ernennung durch das Board

Aufgaben

Ansprechpartner für das Board zu allen Fragen bezüglich der digitalen Medien, die vom Content-Management Team betreut werden
Leitung des Content-Management Teams
o Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der monatlichen Telefonkonferenzen
o Individuelle Kommunikation mit den Team-Mitgliedern zu Aufgaben und Zeitrahmen
o Administration der technischen Infrastruktur zum Daten- und Informationsaustausch bezüglich der Website
Fortlaufende Weiterentwicklung von Technik, Design und Inhalt aller digitalen Vereinsmedien
Berücksichtigung von Datenschutz, Datensicherheit und Barrierefreiheit
Pflege und Wartung der Website
o Regelmäßiges Anlegen von Sicherungen der Website
o Veröffentlichung von aktualisierten Dokumenten und Texten des Boards

Folgende Unterlagen lagern beim Webmaster

Historian

Amtszeit

Flexibel; Ernennung durch das Board

Aufgaben

Führung einer chronologischen Sammlung aller Vereinsmedien und externer Medien, in denen über uns berichtet wird.
Pflege der History auf der Website
Mitarbeit im Content Management-Team der Website
Pflege der Club-History im Mitgliederbereich der Website

Folgende Unterlagen lagern beim Historian

Chronologische Sammlung aller Medien

Datenschutzbeauftragte/r

Registration

PR-Manager

Amtszeit

Flexibel, Ernennung durch das Board

Aufgaben

Ansprechpartner für Medienvertreter
Erstellung oder Bereitstellung von Beiträgen für externe Medien
Erstellung von Pressemitteilungen zu eigenen Events oder anderen Anlässen
insbesondere mit Inhalt für den “Presseservice”
Bei Anfragen von Medienvertretern Vermittlung der richtigen Interviewpartner
Information des Historian über geplante/erfolgte Veröffentlichungen in externen Medien

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